ผังองค์กรผิด ข้อกำหนดพัง ‘เรื่องที่ต้องระวัง’ ในการวางโครงสร้างองค์กร I QBP Podcast EP.7

ในการดำเนินธุรกิจไม่ว่าจะหน่วยงานภาครัฐหรือเอกชน ต่างมุ่งหวังผลการดำเนินงานที่เกิดจากความร่วมมือกันของทุกฝ่ายในองค์กร เพื่อให้ระบบงานเป็นไปได้ด้วยดี เกิดประสิทธิภาพ และประสิทธิผลของงานเมื่อเทียบกับทรัพยากรที่ใช้ไปและบรรลุเป้าหมายตามที่องค์การต้องการ จำเป็นที่จะต้องวางผังโครงสร้างองค์กร กำหนดบทบาทหน้าที่ ลักษณะงานให้ชัดเจน โดยเฉพาะธุรกิจในสายสุขภาพและความงามที่ต้องการจัดทำระบบมาตรฐานและได้รับการรับรองจากหน่วยงาน

ผังองค์กรมีความสำคัญเป็นอย่างมากต่อการจัดการธุรกิจ กำกับดูแลโครงสร้างภายในกิจการนั้นๆ รวมไปถึงส่งผลในข้อกฎหมายของธุรกิจในสายสุขภาพและความงาม (เครื่องสำอาง, อาหารเสริม, อาหาร, ยา และเครื่องมือแพทย์) มีข้อกำหนดที่เจาะจงถึงการจัดวางผังองค์กรโดยชัดเจนว่า พนักงานฝ่ายผลิต และฝ่ายตรวจสอบคุณภาพควรแยกออกจากกัน ไม่ควรเป็นฝ่ายเดียวกันแต่ทำทั้งสองบทบาท หรือให้แต่ละแผนกเป็นแผนกย่อยของกันและกัน ซึ่งถือเป็นการทำผิดพลาดระดับ (Critical Level) ที่เป็นระดับร้ายแรงที่สูงสุดในฝ่ายของการบริหารคุณภาพ ปกติและการตรวจรับรองของ อย. จะมีการกำหนดการตรวจสอบข้อผิดพลาดในอุตสาหกรรม เป็น 3 ประเภทคือ 1. ระดับ Critical ระดับร้ายแรงมากที่สุด 2. ระดับ Major ร้ายแรงมาก และ3. ระดับ Minor ร้ายแรงน้อยที่สุด

การทำธุรกิจในสายสุขภาพและความงามมีข้อกำหนดที่ชัดเจนมากในเรื่องของการวางผังองค์กร ในขั้นแรกเริ่มของการทำธุรกิจจะต้องวางผังองค์กรกำหนดบทบาทของพนักงานในทุกส่วนให้ชัดเจน ไม่ผิดต่อข้อกำหนดของกฎหมาย และยังป้องกันการเกิดปัญหาทุจริตภายในองค์กร โดยพี่พรได้ยกตัวอย่างของแผนกที่ควรแยกการทำงานออกจากกันให้ชัดเจน ไม่รับคำสั่งอยู่ภายใต้แผนกใดแผนกหนึ่ง หรือการให้บุคคลนึงทำงานสองแผนก เช่น

1. ฝ่ายบัญชี- ฝ่ายการเงิน : เนื่องจากทั้งสองฝ่ายต้องเป็นฝ่ายตรวจสอบการทำงานของกันและกัน
2. ฝ่ายผลิต – ฝ่ายคุณภาพ : เพื่อป้องกันการตรวจสอบชิ้นงานผลิตผิดพลาด การสับเปลี่ยนชิ้นงาน และปล่อยสินค้าที่ไม่ได้คุณภาพออกมา
3. ฝ่ายจัดซื้อ – ฝ่ายคลังสินค้า : เพื่อป้องกันใรกรณีที่อาจเกิดการยักยอกสินค้า
4. ฝ่ายวิจัยและพัฒนา – ฝ่ายจัดซื้อ : ฝ่าย R&D และฝ่ายจัดซื้อต้องมีการทำหน้าที่พิจารณาร่วมกัน R&D มีหน้าที่เช็คคุณภาพของสาร ฝ่ายจัดซื้อเช็ครายการสั่งซื้อ

สำหรับธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงขึ้นไม่ว่าจะปรับให้จำนวนบุคลลากรลดลง หรือขยับขยายองค์กร อาจส่งผลต่อผังโครงสร้างองค์กรเดิม จึงต้องมีการตรวจสอบและพัฒนาผังองค์กรให้เป็นไปบริบทที่เปลี่ยนแปลงไปตามข้อกำหนดข้อหนึ่งของมาตรฐาน ISO คือการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ทุกฝ่ายจะต้องมีการทบทวนการทำงานและเอกสารเป็นประจำอยู่เสมอ ซึ่งบางบริษัทอาจมีการกำหนดเป็นวาระเพื่อทบทวนบทบาทหน้าที่และเอกสารในทุกปีอาจจะ ปีละ 1 ครั้ง หรือ 2 ครั้ง แล้วแต่การกำหนดเป็นนโยบายของบริษัทนั้นๆ นอกจากนี้สิ่งที่ทุกบริษัทควรมีและให้ความสำคัญไปพร้อมกับผังกับผังองค์กรก็คือ เอกสารบรรยายลักษณะงาน (Job description) ที่จะกำหนดบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของงานของตำแหน่งงานนั้นๆตามผังองค์กรที่วางไว้ เป็นอีกส่วนที่ผู้ตรวจสอบจะทำการตรวจสอบว่าพนักงานทำบทบาทหน้าที่ตามที่ระบุไว้ใน Job description หรือไม่

ผังโครงสร้างองค์กรคือจุดเริ่มต้น ที่เป็นหัวใจของธุรกิจ เนื่องจากการจะทำระบบมาตรฐานและได้รับการรับรอง จำเป็นจะต้องเริ่มจากการรู้ว่า ใคร? ทำอะไร? ที่ไหน? เมื่อไหร่? อย่างไร? และเพิ่มข้อมูลเหล่านี้เข้าไปในระเบียบของการปฎิบัติงานให้เป็นไปตามมาตรฐาน